ZAPYTANIE OFERTOWE
nieregulowane Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) podjęte na podstawie art. 4 pkt. 8 tejże ustawy

1. Nazwa oraz adres zamawiającego.
   

   Zamawiający: GMINA RADZIŁÓW reprezentowana przez Wójta Gminy Radziłów.
   Adres: ul. Plac 500-lecia 14, 19-213 Radziłów, pow. grajewski, woj. podlaskie
   NIP:  719-154-40-50,  REGON: 450669737
   Adres strony internetowej: http://bip.ug.radzilow.wrotapodlasia.pl
   Adres e-mail: gops@radzilow.pl oraz zamowienia@gminaradzilow.pl
   Postępowanie prowadzi/adres do korespondencji: Urząd Gminy Radziłów ul. Plac 500 – lecia 14, 19-213 Radziłów,  tel./faks: 86 273-71-10
   Godziny pracy: od godz. 7³⁰ do godz. 15⁴⁵

2. Tryb udzielenia zamówienia.
   Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zgodnym z załączonym do zarządzenia Wójta Gminy Radziłów nr 66/19 z dnia 3 czerwca 2019 r.  Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.
   
   
3. Opis przedmiotu zamówienia.
   
   1. Słownik CPV: 55 52 31 00-3 - usługi w zakresie posiłków szkolnych
   2. Przedmiotem zamówienia jest „Przygotowywanie oraz dostarczenie posiłków w ramach wieloletniego programu „Posiłek w szkole i domu” do trzech punktów wydawania posiłków tj.
      1. Szkoła Podstawowa w Radziłowie, ul. Szkolna 1, 19-213 Radziłów – 2 punkty wydawania posiłków,
      2. Szkoła Podstawowa w Słuczu, Słucz 114, 19-213 Radziłów
      podopiecznym ośrodka, osobom uprawnionym do ich otrzymywania na podstawie decyzji administracyjnych wydawanych przez kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radziłowie zgodnie z przepisami ustawy o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. (Dz. U z 2018 r. poz. 1508 z późn. zm.)
   3. Ilość zamawianych posiłków dziennie szacuje się średnio, w okresie od 23 września 2019 r. do 19 czerwca 2020 r. dla punktów:
      • Szkoła Podstawowa w Radziłowie ok. 90 obiadów dziennie przez 171 dni, tj. ok. 15 390 posiłków,
      • Szkoła Podstawowa w Słuczu ok. 45 obiadów dziennie przez 171 dni, tj. ok. 7 695 posiłków.
      Razem szacunkowa ilość posiłków dziennie ok. 135 obiadów.
      Ogółem  - 23 085 posiłków.

   4. Zamówienie przewiduje przygotowanie i wydawanie około 135 porcji/zestawów posiłków dziennie w trakcie roku szkolnego 2019/2020 za wyjątkiem dni wolnych od zajęć szkolnych (sobót, niedziel i świąt oraz ferii). Przewiduje się, że w czasie realizacji zamówienia od 23.09.2019 r. do 19.06.2020 r. wydanych zostanie około 23 085 posiłków. Ilość zamawianych posiłków może ulec zmianie w związku z frekwencją uczniów w szkołach. Z racji zmniejszenia liczby wydawanych posiłków Wykonawcy nie przysługują roszczenia względem Zamawiającego.

      Minimalna wartość kaloryczna zestawu obiadowego - obiad podawany w stołówce szkolnej powinien dostarczać 30% całodziennego zapotrzebowania energetycznego.

      Obiad ma spełniać odpowiednie wymagania dla danej grupy wiekowej, wynikające z aktualnych norm żywienia dla populacji polskiej zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego  dzieci i młodzieży w tych jednostkach.

      Wymagane parametry jednej porcji obiadowej:

      1. zupa o pojemności nie mniejszej niż 300 ml
      2. drugie danie - w tym:
         • ziemniaki (kasza, ryż, makaron) – 200g
         • mięso, ryba – 80g
         • surówki lub jarzyny gotowane – 100g
         • naleśniki, pierogi – 200g
      3. sok 200 ml
      Podstawą drugiego dania powinny być potrawy z produktów białkowych np. mięsa, ryb, jaj, sera lub tzw. potrawa półmięsna złożona z mięsa i warzyw lub produktów mącznych, albo bezmięsna uzupełniona produktami białkowymi (serem, jajami), przy czym co najmniej raz w tygodniu powinna być podawana potrawa z fileta rybnego.
      

      Ziemniaki powinny stanowić oddzielną potrawę i nie mogą zastępować potraw z warzyw.

      W skład posiłku powinny wchodzić warzywa i owoce, zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, posiłki dla dzieci i młodzieży powinny być urozmaicone o wysokiej wartości odżywczej, a jednocześnie pełnym zaspokojeniu kalorycznym i witaminowym, bogatym w składniki mineralne. 

      Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków dobrej jakości o właściwej wadze i objętości oraz odpowiednim poziomie energetycznym i odżywczym. Posiłek powinien spełniać polskie normy żywieniowe odpowiednie do wieku osoby uprawnionej do posiłku (dla dzieci i młodzieży) w zakresie zaopatrzenia w jednostki kaloryczne. Obiady powinny obejmować kuchnię tradycyjną, charakterystyczną dla regionu z uwzględnieniem produkcji własnej posiłków.

      Posiłki powinny być urozmaicone o temperaturze minimum - pierwsze danie: + 75°C, drugie danie minimum + 63°C, temperatura sałatek, surówek, soków – poniżej + 4°C.
   5. Dania nie mogą powtarzać się w okresie dekady (dziesięciu dni). Dostarczane soki powinny być zróżnicowane. Wykonawca będzie przygotowywał posiłki zgodnie z zasadami dobrej praktyki higienicznej oraz przestrzegał norm na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywienia i Żywności. Wykonawca przygotowywał będzie posiłki zachowując wymogi sanitarno - epidemiologiczne w zakresie personelu i warunków produkcji oraz weźmie odpowiedzialność za ich przestrzeganie.
      Wykonawca podawał będzie jadłospis w formie pisemnej podpisany przez osobę upoważnioną z wyprzedzeniem na dekadę (10 dni) do wiadomości Zamawiającego oraz dla dyrektora każdej ze szkół objętych dożywianiem.
   6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania obiadów własnym transportem, przystosowanym do tego typu usług (catering).
   7. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru z dnia bieżącego z punktów wydawania posiłków brudnych pojemników i termosów oraz odpadków pokonsumpcyjnych pozostałych po posiłku i zbieranych do specjalnych pojemników uprzednio przez niego dostarczonych do tych miejsc.
   8. Dostarczenie posiłków do siedziby  poszczególnych punktów wydawania posiłków powinno  odbywać się codziennie od  godz. 10:50 do godz. 11:20. Przy każdorazowej  dostawie posiłków, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo, nieodpłatnie pełną porcję obiadową dla każdego punktu wydawania posiłków z przeznaczeniem do celów kontrolnych.
   9. W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca zobowiązany jest zapewnić posiłki o nie gorszej jakości na swój koszt z innych źródeł.
   10. Rozliczenia finansowe Wykonawcy z Zamawiającym odbywać się będą na podstawie faktycznie dostarczonych obiadów i ich ceny jednostkowej.
   11. Ilość zamawianych obiadów na dany dzień, dyrektor każdej ze szkół objętych programem będzie zgłaszał Wykonawcy najpóźniej do godz. 9:00 dnia bieżącego w formie telefonicznej lub e-mailowej, w związku z tym Wykonawca jest zobowiązany do podania w formie pisemnej danych kontaktowych osoby upoważnionej do kontaktów z Zamawiającym i dyrektorami szkół. Wykonawca gwarantuje niezmienność ceny wydanych obiadów przez cały okres obowiązywania umowy.
       
       
4. Termin wykonania zamówienia.
   Od 23 września 2019 r. do 19 czerwca 2020 r.
   
   
5. Kryterium oceny ofert – 100% cena.
   
   1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
      1. cena brutto – 100 %.
   2. Cena ma być wyrażona w polskich złotych.
   3. Cena oferty powinna obejmować całkowity koszt wykonania zamówienia w tym również wszelkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia.
   4. Cena oferty nie ulegnie zmianie za cały okres trwania umowy.
   5. Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta z najniższą ceną, spełniająca wymagania Zamawiającego.
      
      
6. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków – wymagane oświadczenia i dokumenty wraz z oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.
   
   1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące warunki:
      1. przedstawią aktualny odpis właściwego rejestru/ aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
      2. posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym: aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej, opinie, oświadczenia, decyzje Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego, w zakresie zatwierdzenia świadczenia usług cateringowych obejmujących produkcję i przewóz posiłków,
      3. posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i personelem zdolnym do wykonania zamówienia. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania.
      4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania
      5. nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1. oraz w art. 24 ust. 5. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. ustawa – Prawo zamówień publicznych. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 3 do niniejszego zapytania

      6. wykażą, że w okresie ostatnich pięciu (5) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – od momentu rozpoczęcia działalności, wykonali przynajmniej trzy (3) pozytywnie zaopiniowane zamówienia o tym samym lub zbliżonym charakterze, rodzaju, i wielkości – zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania.  Do wykazu należy dołączyć poświadczenia należytego wykonania usługi dla każdej z wykonanych usług.

         Jeśli dany podmiot w ciągu ostatnich pięciu lat dostarczał posiłki Zamawiającemu, czyli Gminie Radziłów, przedłożyć należy również wszystkie poświadczenia Zamawiającego z okresów jego obsługi. Każde pojedyncze poświadczenie Gminy Radziłów z lat ubiegłych będzie traktowane na równi z innymi poświadczeniami, czyli jako jedno z trzech obowiązkowych poświadczeń.

   2. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:
      1. posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest  ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na wartość minimum 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych). Za spełnienie tego warunku uznaje się przedłożenie Zamawiającemu odpowiedniego dokumentu.
      2. spełniają wymogi konieczne dla zapewnienia higieny w produkcji posiłków z możliwością transportu tych posiłków do odbiorców zewnętrznych. Za spełnienie tego warunku uznaje się złożenie oświadczenia przedstawionego w zał. 2 do niniejszego zapytania.
   3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
      1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1b ustawy (zgodnie z załącznikiem nr 2) składają wszyscy ci Wykonawcy wspólnie;
      2. Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w rozdziale VI ust. 1 pkt 1 i 5 składa każdy z tych Wykonawców oddzielnie.

   4. W przypadku Wykonawców, którzy polegają na zasobach innych podmiotów:

      Każdy podmiot, na którego zasobach polega Wykonawca, składa oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2 i załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

7. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
   
   1. aktualny odpis właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (wystawione nie wcześniej niż 3 m-ce przed terminem składania ofert),
   2. oświadczenie o spełnieniu warunków - załącznik nr 2,
   3. dokumenty wymienione w rozdz. VI ust. 1 pkt. 2, w tym poświadczające posiadanie uprawnień do wykonywania działalności,
   4. oświadczenie o niepodleganiu wykluczenia – załącznik nr 3,
   5. wykaz wykonanych usług – załącznik nr 4,
   6. aktualną polisę OC wraz z potwierdzeniem jej opłacenia,
   7. potwierdzenie wpłaty wadium.
      
      
8. Wymagania dotyczące wadium
   
   1. Wykonawca składający ofertę jest zobowiązany wnieść wadium w wysokości: 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych 00/100) w formie gotówki.
   2. Wadium wpłacać należy przelewem na konto depozytowe Gminy Radziłów – BS w Jedwabnem O/Radziłów; nr konta: 84 8752 1016 0260 0114 2000 0040
   3. Dokument przelewu należy opisać, np.: „Wadium – Przygotowywanie oraz dostarczanie posiłków do szkół z terenu Gminy Radziłów w roku szkolnym 2019/2020”.
   4. Zamawiający uzna, że wadium w formie pieniężnej zostało wniesione w terminie, jeżeli do dnia i godziny składania ofert kwota wadium będzie zaksięgowana na koncie Zamawiającego. Przedstawienie dowodu wniesienia wadium nie jest wystarczające do stwierdzenia faktu wniesienia wadium. Brak wniesionego wadium do terminu składania ofert będzie skutkować wykluczeniem Wykonawcy a następnie odrzuceniem oferty.
      
      
9. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.
   
   1. Zamawiający i Wykonawca wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje przekazują pisemnie, faksem lub droga elektroniczną na adres: zamowienia@gminaradzilow.pl, przy czym każda ze stron na ewentualne żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
   2. Treść wyjaśnienia, jak również pytania Wykonawców zostaną umieszczone na stronie internetowej BIP Gminy Radziłów i jednocześnie przekazane wszystkim Wykonawcom, którym doręczono zapytanie ofertowe bez ujawnienia źródeł zapytania.
   3. Nie przewiduje się zebrania wszystkich Wykonawców.
   4. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
      1. Józef Jurski - Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radziłowie ul. Plac 500-lecia 15, tel. 86 273 68 72
      2. Aneta Mikucka – ws. procedury ZP., tel. 86 273 71 15.
         
         
10. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy
    
    1. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustala się na 5% ceny całkowitej podanej w ofercie.
    2. Zabezpieczenie musi być wniesione w gotówce, które należy wpłacić przelewem na konto depozytowe Gminy Radziłów – BS w Jedwabnem O/Radziłów; nr konta: 84 8752 1016 0260 0114 2000 0040.
    3. Wykonawca ma obowiązek wnieść 100% kwoty zabezpieczenia najpóźniej w dniu podpisania umowy.
    4. Kwota wniesionego zabezpieczenia zostanie zwrócona w ciągu 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za należycie wykonane.
       
       
11. Termin związania ofertą.
    
    1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni.
    2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
       
       
12. Opis sposobu przygotowania ofert.
    
    1. Ofertę stanowi wypełniony druk Formularza Ofertowego wraz z wymaganymi dokumentami, zaświadczeniami i oświadczeniami - w załączeniu wzór Formularza ofertowego – Załącznik Nr 1.
    2. Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, pismem maszynowym, komputerowym lub ręcznym podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty, oferta musi być czytelna.
    3. Wszystkie kserokopie i odpisy wymaganych dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność
       z oryginałem przez Wykonawcę lub upoważniony organ, natomiast wszystkie inne dokumenty będące oryginałami muszą zawierać pieczątkę nagłówkową oraz podpis i pieczątkę imienną osoby upoważnionej.
    4. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji powinny zostać przekazane w taki sposób, aby Zamawiający mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. W przeciwnym wypadku całość dokumentów będzie jawna na zasadach określonych w art. 96 ust. 1-3 Ustawy pzp.
       
       
13. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
    
    1. Oferty należy dostarczyć do Urzędu Gminy Radziłów ul. Plac 500- lecia 14; 19-213 Radziłów pocztą tradycyjną lub osobiście w terminie do dnia 9 września 2019 r. do godz. 11:00 zatytułowaną „Oferta na Przygotowywanie oraz dostarczanie posiłków w ramach wieloletniego programu „Posiłek w szkole i domu” do szkół z terenu Gminy Radziłów w roku szkolnym 2019/2020”.
    2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 9 września 2019 r. o godz. 11:10 w siedzibie: Urzędu Gminy Radziłów, ul. Plac 500-lecia 14, 19-213 Radziłów (sala konferencyjna Rady Gminy Radziłów – I piętro).
    3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
       
       
14. Informacje ogólne
    
    1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, w tym także po terminie składania ofert.
    2. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją zapisanych wyżej warunków wykonania zamówienia i projektu umowy.
    3. Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
    4. Zamawiający przewiduje procedurę wzywania do uzupełniania dokumentów.
       
       
15. Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
    
    1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Radziłów, ul. Plac 500-lecia 14, 19-213 Radziłów, NIP 719-154-40-50, Regon 450669737;
    2. inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Radziłów jest Pani/Pana Mariusz Pientkowski, kontakt:  mpientkowski@nanocom.com.pl;
    3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 18 i nast. Ustawy Prawo budowlane w celu związanym z postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przygotowywanie oraz dostarczanie posiłków w ramach wieloletniego programu „Posiłek w szkole i domu” do szkół z terenu Gminy Radziłów w roku szkolnym 2019/2020”, In.271.19.2019 AM prowadzonym w trybie zapytania ofertowego
    4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;
    5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres trwania umowy oraz do zakończenia przedawnienia roszczeń z tytułu należytego wykonania umowy;
    6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie danych osobowych skutkować będzie brakiem możliwości oceny oferty i zawarcia umowy;
    7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
    8. posiada Pani/Pan:
       • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu dodanych osobowych Pani/Pana dotyczących;
       • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
       • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
       • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
    9. nie przysługuje Pani/Panu:
       • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
       • prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;
       • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.